El onboarding es el proceso de incorporación de nuevos colaboradores a una organización. En el caso de las empresas de TI este proceso es especialmente importante, ya que los colaboradores de este sector normalmente tienen un alto nivel de especialización y requieren un periodo (se suelen tomar 3 meses) de adaptación para poder desempeñar sus funciones de manera efectiva.
Gestión del Proceso de Onboarding: Antes del Ingreso
El plan de bienvenida es un documento que describe las actividades que se realizarán durante el primer día o semana del nuevo colaborador. Si bien este plan debe ser personalizado para cada empresa y puesto de trabajo, comúnmente incluye las siguientes actividades:
- Recepción: el nuevo colaborador es recibido por un representante de la empresa, quien le da la bienvenida y le ayuda a registrarse.
- Reuniones: el nuevo colaborador se reúne con su supervisor, compañeros de trabajo y otros miembros de la empresa.
- Tour por la empresa: el nuevo colaborador conoce las instalaciones de la empresa (puede ser un tour online).
- Presentaciones: el nuevo colaborador aprende sobre la empresa, el puesto de trabajo y las políticas de la empresa.
- Objetivos: ¿qué se espera que el nuevo colaborador aprenda o logre durante el tiempo de integración?
- Actividades: ¿qué actividades y cuánto tiempo deben durar?
- Calendario: ¿cuándo se realizarán las actividades?
- Responsables: ¿quiénes son los responsables de cada actividad para dar seguimiento y para evaluar?
Plan de Capacitación: Adaptación al Área o Equipo
El plan de capacitación al área es un documento que describe las habilidades técnicas y cualidades de comportamiento (soft skills) que el nuevo colaborador debe adquirir para desempeñar su puesto de trabajo. Este plan debe ser personalizado para cada puesto de trabajo, tomando en cuenta las posibilidades de aprendizaje del propio nuevo ingreso. Es posible utilizar una matriz de habilidades previamente trazada para observar cumplimientos o marcar logros obtenidos:
- Formación técnica: el nuevo colaborador aprende sobre las herramientas y tecnologías que utilizará en su puesto de trabajo.
- Formación en habilidades de comportamiento (soft skills): el nuevo colaborador aprende sobre las habilidades necesarias para tener éxito en su puesto de trabajo, como la comunicación, el trabajo en equipo y la resolución de problemas.
Evaluación del Plan: Evidencias de Avance o Adaptación
Las listas de verificación o presentación de evidencias son herramientas que se utilizan para evaluar el progreso del nuevo colaborador durante el onboarding. Estas herramientas ayudan a garantizar que el nuevo colaborador esté adquiriendo las habilidades y conocimientos necesarios para desempeñar su puesto de trabajo. Se definen de acuerdo con las actividades planeadas.
Perfiles de Entrada: Todos Igual a Casos Especiales
El onboarding debe adaptarse a las necesidades específicas de cada tipo de colaborador:
- Nuevos ingresos operativos, el proceso se centrará en la formación técnica y en el conocimiento de los productos y servicios de la empresa.
- Líderes de mando medio, el onboarding se centrará en el desarrollo de habilidades de liderazgo y gestión.
- Gerentes, el onboarding se centrará en la planificación estratégica y en la toma de decisiones.
Responsable del Onboarding: Todos o Ninguno
El departamento de recursos humanos suele ser el encargado de organizar el onboarding general de los nuevos colaboradores. Este onboarding suele incluir las siguientes actividades:
- Inducción a la empresa: los nuevos colaboradores aprenden sobre la historia, la cultura y las políticas de la empresa.
- Formación técnica: los nuevos colaboradores aprenden acerca de los productos y servicios de la empresa, así como sobre las herramientas y tecnologías que utilizarán.
- Conexión con el equipo: los nuevos colaboradores conocen a sus compañeros de trabajo y a sus supervisores.
El equipo o área en la que comenzará a trabajar el nuevo colaborador debe ofrecer un onboarding específico. Este onboarding debe centrarse en los siguientes aspectos:
- Formación específica: los nuevos colaboradores aprenden sobre las tareas y responsabilidades específicas de su puesto de trabajo.
- Tutorización: los nuevos colaboradores son asignados a un mentor o tutor que les ayuda a adaptarse a su nuevo puesto de trabajo.
- Oportunidades de networking: los nuevos colaboradores tienen la oportunidad de conocer a otros colaboradores de su equipo o área.
El líder del área será quien esté gestionando soluciones para que el nuevo ingreso pueda integrarse y conocer las formas de trabajo o la filosofía del líder.
- Matriz de habilidades: esta matriz debe identificar las habilidades técnicas y blandas que el nuevo colaborador debe adquirir para desempeñar su puesto de trabajo.
- Plan de desarrollo: este plan debe identificar las áreas en las que el nuevo colaborador necesita desarrollarse.
- Feedback: el líder de TI debe proporcionar retroalimentación regular al nuevo colaborador sobre su progreso.
Nuevo Ingreso: ¿Participo o me dejo Consentir?
Las personas de nuevo ingreso tienen varias posibilidades para hacer solicitudes sobre su proceso de onboarding. Estas solicitudes pueden incluir:
- Cambios en el plan de onboarding: el nuevo colaborador puede solicitar cambios en el plan de onboarding para adaptarlo a sus necesidades y preferencias. Por ejemplo, un nuevo colaborador que tiene experiencia en un campo específico puede solicitar que se le asigne un proyecto más desafiante o que se le proporcione más formación técnica.
- Añadir o eliminar actividades: el nuevo colaborador puede solicitar que se añadan o eliminen actividades del plan de onboarding. Por ejemplo, un nuevo colaborador que se siente cómodo con las herramientas y tecnologías que se utilizan en la empresa puede solicitar que se eliminen las actividades de formación técnica.
- Solicitar ayuda: el nuevo colaborador puede solicitar ayuda a su supervisor, mentor o tutor si tiene alguna dificultad durante el onboarding.
Recomendaciones Generales para todos los Responsables
- Sé específico: cuando hagas una solicitud, sé lo más específico posible. Esto ayudará al receptor a entender lo que necesitas.
- Sé respetuoso: recuerda que todos tienen actividades asignadas y valorar el esfuerzo es importante.
- Sé flexible: recuerda, no todo lo solicitado puede cumplirse, hay que negociar. Sé flexible y dispuesto a trabajar, es el principio de tu trabajo como equipo para encontrar una solución que funcione para todos.
Un onboarding bien diseñado ayudará a los nuevos colaboradores a sentirse cómodos y productivos en su nuevo puesto de trabajo. También ayudará a la empresa a retener el talento y a mejorar la satisfacción de los colaboradores. En IT Institute podemos apoyar a tu organización para definir el proceso específico de acuerdo con sus requerimientos. Y de esta manera lograr una experiencia satisfactoria de onboarding.
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